Was ist eine Transaktionsmail?

Eine Transaktionsmail ist die Post, die ein System nach einer konkreten Handlung verschickt: die Bestellbestätigung nach dem Kauf, die Terminerinnerung, die Benachrichtigung aus dem Kontaktformular, der Link zum Zurücksetzen des Passworts. Sie geht an eine einzelne Person, sie wurde von dieser Person ausgelöst, und sie wird erwartet.

Das unterscheidet sie grundlegend vom Newsletter, der an einen Verteiler geht und beworben wird. Der Unterschied hat drei praktische Folgen:

• Rechtlich. Für eine Transaktionsmail braucht es keine Werbeeinwilligung und keinen Double-Opt-in, weil sie den Vertrag oder die Anfrage begleitet. Sobald Werbung hineinrutscht – „übrigens, unsere Angebote" – gelten wieder die Regeln des Newsletters.
• Technisch. Sie muss sofort ankommen, nicht in einer Stunde. Deshalb wird sie über einen eigenen Weg verschickt und nicht in der Warteschlange eines Newslettersystems geparkt.
• Für die Reputation. Transaktionsmails werden geöffnet und selten als Spam markiert. Mischt man beides über denselben Versandweg, zieht der schlechter angenommene Newsletter die Zustellbarkeit der wichtigen Mails mit herunter.

Wo sie herkommen sollte

Aus einem System, das nichts anderes macht. Spezialisierte Anbieter – Postmark, Brevo, Amazon SES, Mailgun und andere – pflegen die Zustellbarkeit ihrer Server als Geschäftsmodell, protokollieren jede einzelne Mail und behandeln Bounces automatisch. Für kleinere Mengen genügt auch der Versand über ein eigenes Postfach; wie das eingerichtet wird, steht im Artikel über den Mailversand aus WordPress.