Die Frage kommt fast immer in derselben Reihenfolge: Erst „Wir wollen einen Newsletter machen", dann „Welches Tool nehmen wir?". Dabei ist die Werkzeugfrage die leichteste von allen – und trotzdem die, an der Projekte am längsten hängen bleiben. Dieser Artikel sortiert die üblichen Verdächtigen, nennt die Preisgrößenordnungen (Stand August 2026, netto, alles ohne Gewähr – die Anbieter ändern ihre Tarife regelmäßig) und sagt ehrlich, wann sich der Umzug ins eigene Haus lohnt und wann nicht.
Bevor es um Namen geht, die fünf Kriterien, die am Ende über Erfolg oder Ärger entscheiden:
Brevo (früher Sendinblue) rechnet als eine der wenigen Plattformen nicht nach Kontakten, sondern nach versendeten Mails ab. Das ist ein großer Vorteil für alle mit langen Listen und seltenem Versand. Der kostenlose Tarif erlaubt rund 300 Mails am Tag bei unbegrenzter Kontaktzahl, bezahlte Tarife starten typischerweise im einstelligen Euro-Bereich pro Monat. Dazu kommen Transaktionsmails, SMS und ein brauchbares Automations-Modul. Die Oberfläche wirkt an manchen Ecken überladen, der Funktionsumfang ist fürs Geld aber schwer zu schlagen.
CleverReach ist der deutsche Klassiker mit Serverstandort in Deutschland – ein Argument, das im Mittelstand oft den Ausschlag gibt. Der Gratis-Tarif ist eng geschnitten (Größenordnung 250 Empfänger), bezahlte Pakete beginnen typischerweise bei etwa 15 Euro im Monat, wobei die Tarife mit Sendelimit und die mit unbegrenztem Versand preislich nah beieinander liegen. Gute Automationen, solider deutschsprachiger Support, sauberer Datenschutz-Rahmen.
rapidmail kommt aus Freiburg, hostet ebenfalls ausschließlich in Deutschland und ist von allen genannten das einfachste Werkzeug. Es gibt neben dem Monatspaket ein Prepaid-Modell: Du zahlst pro Versand statt pro Monat – ideal für Vereine, Praxen oder Betriebe, die viermal im Jahr etwas verschicken. Wer komplexe Automationsstrecken bauen will, ist hier falsch; wer einen hübschen Newsletter ohne Handbuch verschicken will, richtig.
Mailchimp ist der bekannteste Name und heute am schwersten zu empfehlen. Der kostenlose Tarif ist über die Jahre immer weiter geschrumpft – zuletzt auf eine Größenordnung von 250 Kontakten und 500 Mails pro Monat –, die bezahlten Stufen ziehen bei wachsenden Listen spürbar an, und wichtige Funktionen wie mehrstufige Automationen stecken erst in den mittleren Tarifen. Dazu kommt: US-Anbieter, also mehr Aufwand bei der Datenschutzdokumentation. Die Oberfläche und die Vorlagen sind nach wie vor erstklassig – das ist aber der einzige Grund, der heute noch klar dafür spricht.
MailerLite ist der Geheimtipp für kleine Listen: aufgeräumte Oberfläche, kostenlos bis in den Bereich von 500 Kontakten, danach Preise auf CleverReach-Niveau, Server in der EU. Für Selbstständige und kleine Teams oft die angenehmste Mischung.
| System | Herkunft / Server | Abrechnung | Stärke |
|---|---|---|---|
| Brevo | Frankreich / EU | nach Mails | große Listen, seltener Versand |
| CleverReach | Deutschland | nach Kontakten | Datenschutz, Automationen |
| rapidmail | Deutschland | Monat oder Prepaid | Einfachheit, Support |
| Mailchimp | USA | nach Kontakten | Vorlagen, Bedienung |
| MailerLite | EU | nach Kontakten | kleine Listen, Preis |
Die Alternative zum Mieten: Die Software läuft auf dem eigenen Webspace oder Server. Drei Wege sind üblich:
Im WordPress-Umfeld übernimmt ein Plugin die Verwaltung von Anmeldungen, Vorlagen und Versand. Der Charme: alles an einem Ort, Anmeldeformulare und Landingpages direkt in der Website, keine zweite Kontaktdatenbank. Für Verteiler bis in den vierstelligen Bereich ist das ein sehr pragmatischer Weg – vorausgesetzt, der Versand läuft nicht über den Webserver selbst (dazu gleich mehr).
Listmonk ist eine schlanke Open-Source-Anwendung, die als einzelne Programmdatei läuft, wenig Ressourcen braucht und auch sechsstellige Verteiler wegsteckt. Kein Lizenzpreis, keine Kontaktgrenze – dafür auch keine Hotline.
Mautic ist die schwere Variante: eine komplette Marketing-Automation mit Lead-Scoring und Kampagnenlogik. Mächtig, aber der Aufwand für Einrichtung und Pflege ist erheblich. Wer das nicht wirklich braucht, sollte die Finger davon lassen.
Entscheidend ist bei allen drei Wegen: Der Versand gehört nicht auf den eigenen Webserver. Massenmails aus einem Standard-Hosting heraus landen zuverlässig im Spam. Stattdessen hängt man einen spezialisierten Versanddienst als Relais dahinter – dort kostet der Versand von tausend Mails typischerweise nur Cent-Beträge. Die laufenden Kosten einer selbst gehosteten Lösung bestehen also aus Server plus Versandvolumen und bleiben auch bei wachsender Liste weitgehend stabil. Der Preis dafür sind Einrichtung, Updates und die Verantwortung, wenn etwas klemmt.
Die ehrliche Faustregel: Unter etwa 2.000 Empfängern lohnt Selbsthosting fast nie. Der Kipppunkt liegt dort, wo die Monatsrechnung des Anbieters die Betreuungskosten übersteigt – bei großen Verteilern, hoher Versandfrequenz oder wenn die Daten aus prinzipiellen Gründen im eigenen Haus bleiben sollen.
Egal welches System – ohne saubere technische Absender-Authentifizierung geht heute nichts mehr. Die großen Postfach-Anbieter verlangen von Massenversendern seit 2024 SPF, DKIM und DMARC im Domain-Namensystem sowie eine Abmeldung, die mit einem Klick funktioniert. Diese Einträge sind schnell gesetzt, werden aber regelmäßig vergessen – und dann wundert man sich über Öffnungsraten von acht Prozent. Dazu gehört auch, eine Liste zu pflegen: Wer zwei Jahre nicht geöffnet hat, schadet der Zustellbarkeit aller anderen.
Und der wichtigste Rat zum Schluss: Der Systemwechsel ist selten das Problem. Verteiler lassen sich migrieren, Templates neu bauen. Was sich nicht nachträglich reparieren lässt, ist eine Empfängerliste ohne dokumentierte Einwilligung. Wer heute anfängt, fängt am besten sauber an.
Du willst wissen, welches System zu deinem Verteiler passt – oder brauchst jemanden, der Einrichtung, Template und Versand übernimmt? Schau dir an, wie ich Newsletter betreue, oder melde dich einfach mit ein paar Eckdaten: Listengröße, Versandrhythmus, vorhandene Systeme. Daraus wird schnell eine klare Empfehlung.
Alle hier genannten lassen sich rechtskonform betreiben – entscheidend ist nicht der Anbieter allein, sondern die Umsetzung: Double-Opt-in mit Protokoll, Auftragsverarbeitungsvertrag, Abmeldelink in jeder Mail und ein Datenschutzhinweis am Formular. Bei Anbietern mit Servern in Deutschland oder der EU ist die Dokumentation schlicht einfacher; bei US-Anbietern gehört ein zusätzlicher Blick in die Vertragsunterlagen dazu.
Erst ab einer gewissen Größe. Unterhalb von etwa 2.000 Empfängern ist eine Mietlösung fast immer günstiger, wenn man die Arbeitszeit für Einrichtung, Updates und Störungen ehrlich mitrechnet. Ab mehreren tausend Empfängern, bei häufigem Versand oder wenn die Daten aus prinzipiellen Gründen im eigenen Haus bleiben sollen, kippt die Rechnung.
Technisch ja – rechtlich nur, wenn die Einwilligungen dokumentiert sind. Beim Umzug muss die Einwilligung nachweisbar mitwandern: Zeitpunkt, Quelle und Bestätigung der Anmeldung. Adressen ohne diesen Nachweis gehören nicht in den neuen Verteiler, so schmerzhaft das ist. Ein sauberer Umzug ist ein guter Anlass, die Liste auch von inaktiven Adressen zu befreien.
In den meisten Fällen fehlen die technischen Absender-Nachweise SPF, DKIM und DMARC in den Einstellungen der Domain. Weitere häufige Gründe: Versand direkt vom Webserver statt über einen Versanddienst, eine gekaufte oder sehr alte Empfängerliste, fehlender Abmeldelink oder Betreffzeilen im Werbeslang. Die technische Seite lässt sich an einem Nachmittag erledigen und bringt fast immer den größten Sprung.
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