IMAP (Internet Message Access Protocol) ist die Vereinbarung, nach der ein Mailprogramm mit dem Mailserver spricht. Der entscheidende Punkt: Die E-Mails bleiben auf dem Server liegen. Outlook, Apple Mail oder das Handy zeigen nur an, was dort gespeichert ist. Wer eine Mail am Schreibtisch in einen Ordner verschiebt, findet sie unterwegs genau dort wieder – und ein verlorenes Gerät bedeutet keinen verlorenen Posteingang.
Der ältere Vorgänger POP3 funktioniert umgekehrt: Er lädt die Nachrichten herunter und räumt sie auf dem Server ab. Damit hat jedes Gerät seinen eigenen, unvollständigen Stand. Für den Alltag mit Laptop und Smartphone ist IMAP deshalb der einzige sinnvolle Weg.
Wichtig zur Abgrenzung: IMAP ist nur für den Empfang zuständig. Verschickt werden E-Mails über SMTP. Deshalb stehen in jedem Mailprogramm zwei Serveradressen – eine für ein- und eine für ausgehende Post.
IMAP ist auch der Weg, auf dem Programme in ein Postfach schauen können. Eine KI-Vorsortierung meldet sich genau wie ein weiteres Mailprogramm am Server an, liest neue Nachrichten, setzt Markierungen und verschiebt sie in Ordner. Auf den Arbeitsplätzen muss dafür nichts installiert oder umgestellt werden – die Sortierung ist beim nächsten Abruf einfach da.
In der Praxis sind drei Dinge zu klären: ein eigenes Konto für den Zugriff statt der Zugangsdaten eines Mitarbeiters, eine verschlüsselte Verbindung (IMAP über SSL/TLS, üblicherweise Port 993), und bei Microsoft 365 oder Google Workspace die Frage, ob der klassische IMAP-Zugang überhaupt freigeschaltet ist – beide Anbieter verlangen dort inzwischen meist ein modernes Anmeldeverfahren oder den Umweg über ihre API.
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